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XG510 enthält kompetente Rechnungsvorlagen in mehreren Varianten, die automatisch aus einer integrierten Liste Positionen im passenden Format übernehmen können. Diese Listen erlauben die Aufnahme von über 60.000 Posten, Artikel oder Tätigkeiten. Über die Excel-Suchfunktion kann man in Sekunden auf jeden einzelnen Posten zugreifen.
Bild 1: Einmalig schreibt man die Inhalte auf, welche auf Rechnungen immer wieder vorkommen, bestehend aus Nummer, Text1, Text2 und Einzelpreis in eine Postenliste.
Im Rechnungsformular trägt man zur jeweiligen Position nur die Menge und die Nummer ein. Die übrigen Inhalte werden somit aus der Liste übernommen und der Gesamtpreis wird ausgerechnet. Es stehen Rechnungs-Varianten zur Verfügung beispielsweise mit mehreren Steuersätzen, Brutto- oder Nettopreis-Angaben, ein oder zwei Währungen, mit oder ohne Rabatt, mit Postenliste oder ohne uvm.
Bild 2: Im Rechnungsformular gibt man in der linken Spalte die Positionsnummer an. Die Inhalte aus der Liste werden damit automatisch übernommen.
Gut an XG510 ist auch die Lieferscheinoption. Per Knopfdruck werden im Rechnungsformular die Preise ausgeblendet, so dass sich die Vorlagen auch als Lieferscheine eignen. Alle Formulare sind währungsunabhängig. Sie sind auf Euro eingestellt. Die Währungsabkürzungen können mit beliebigen anderen Währungen überschrieben werden. Bei Bedarf kann man aber auch zwei Währungen einsetzen.
Bild 3: Alles ist austauschbar - in diesem Fall die MwSt. für Österreich
Alle Formate können an eigene unternehmensinterne Vorgaben angepasst werden. So ist auch das Ausdrucken auf Firmenbriefbögen kein Problem. Da alle Rechnungsvarianten ungeschützt vorliegen, kann man je nach Bedarf Zeilen und Spalten einfügen, diese schmäler oder breiter machen, Schriftgrößen ändern oder mit Farben arbeiten. Werden zwei Währungen eingesetzt, weisen die Formulare beispielsweise jede Währung in einer anderen Farbe aus.
Bild 4: Vor dem Ausdruck kontrolliert man die Rechnung in der Seitenansicht.
Um das Paket XG510 abzurunden, enthält es auch Excel-Anwendungen, mit denen man Eingangs- und Ausgangsrechnungen bequem listen kann. Die Umsatzsteuer, Skontobeträge, Differenzbeträge aber auch Mahndaten werden dabei automatisch ausgewiesen.
Bild 5: Offene Postenliste
Die Offene Postenliste führt man in seiner Währung, dem Euro, dem Schweizer Franken oder in jeder beliebigen Währung. Aber auch zwei Währungen parallel können eingestellt werden. Im Unterschied zu XG500 heben sich bezahlte Rechnungen automatisch farblich hervor, damit der Anwender auf einen Blick die Kontrolle über die offenen Posten hat. Eine gesonderte Spalte erlaubt es ferner mögliche Differenzen zwischen gestellten und tatsächlich eingegangenen Beträgen richtig zu erfassen.
Bild 6: Bei zwei Währungen ist es mittels Kenner möglich, Beträge getrennt auszuweisen; die MwSt.-Sätze können dabei beliebig sein
Man kann diese Rechnungsformulare sofort so einsetzen wie sie sind. Hat man die Liste einmal mit seinen Leistungen, Positionen oder Artikeln gefüllt, macht es Spaß damit zu arbeiten. Excel-Kenntnisse braucht man mit diesen Vorlagen nur wenig. Schließlich stehen schon alle Formeln in der richtigen Form in den richtigen Zellen. Das spart viel Zeit. Bei Bedarf kann man auf alle Formeln zugreifen, da die Formulare ungeschützt ausgeliefert werden.
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